De organisatie die het certificaat volgens ISO of VCA normen wil behalen, moet beschikken over een handboek dat uiteenzet hoe de organisatie de eisen van de norm invult. De organisatie moet bovendien werken volgens de procedures en instructies van het handboek. Dit moet niet eenmalig, maar altijd wanneer deze procedures van toepassing zijn. De certificerende instantie beoordeelt de implementatie door middel van audits.

Hoe verloopt nu een certificatietraject?
In de regel doet een bedrijf, gezien zijn beperkte ervaring met het managementsysteem, een beroep op een adviesbureau, bijvoorbeeld kamConsult. De consultants stellen hun ervaringen ter beschikking om het bedrijf te helpen bij de ontwikkeling en implementatie van het managementsysteem. Dit houdt in dat in overleg gewerkt wordt aan het handboek en dat de cultuurwijziging die hiervan meestal een gevolg is, ondersteund wordt.

Aan het einde van de implementatiefase verklaart kamConsult de organisatie klaar om een certificatie-audit te ondergaan. Deze certificatie-audit wordt door een onafhankelijke certificerende instantie uitgevoerd. Deze bepaalt uiteindelijk of de organisatie een certificaat ontvangt. De certificerende instantie zal later herhalingsbezoeken afleggen om d.m.v. opvolgingsaudits na te gaan of het bedrijf het systeemhandboek verbetert en consistent blijft toepassen.